Jak będą działać spotkania hybrydowe? Trzy rzeczy, które musisz wiedzieć

Pandemia COVID-19 na zawsze zmieniła nasz sposób pracy. Minęły już czasy prezenteizmu i biurka dla każdego pracownika; wprowadzane są elastyczne przestrzenie do współpracy, które wspierają nowy, hybrydowy sposób pracy, przekształcając sposób, w jaki spotykamy się ze współpracownikami i klientami. Jak więc zapewnić, że jesteśmy przygotowani do nowej formy spotkań?

Spraw, aby Twoje biuro stało się miejscem docelowym, a nie miejscem, w którym ludzie "muszą" być

Dawno minęły czasy dojeżdżania do biura, aby spędzić ponad osiem godzin przy biurku. Zamiast tego, biuro stanie się miejscem oferującym różnorodne przestrzenie zarówno do pracy, zapewniającym dobre samopoczucie. Co ważniejsze, głównym celem biura będzie ułatwianie współpracy i kreatywności.

Niels Kramer, Dyrektor Kreatywny na region EMEA, sugeruje, że "sterylne" sale konferencyjne z przeszłości pozostaną tam - w przeszłości. Zamiast tego główną przestrzenią, w której ludzie będą współpracować, staną się bardziej przytulne, nieformalne miejsca spotkań, ponieważ wygodne otoczenie i meble mogą inspirować kreatywność i kontakty towarzyskie.

'Przed pandemią klienci zaczynali rozmowę o swoich oczekiwaniach od stwierdzenia 'Potrzebuję x biurek'. Teraz klienci pozbywają się biurek i proszą nas o pomysły na wspólne przestrzenie spotkań, o bardziej nieformalnej formie. Ludzie nie przychodzą do biura, aby wykonywać indywidualną pracę – tylko po to, aby spotkać się ze współpracownikami, aby wspólnie pracować nad projektami, wymieniać się pomysłami i przyjmować klientów.

Kramer nadal uważa, że posiadanie fizycznego biura ma swoją wartość, szczególnie w przypadku przedstawiania pomysłów klientom. Uważa jednak, że istnieje ogólny trend odchodzenia od formalnych, sztywnych spotkań z klientami i ogólnie rzecz biorąc, wszystkie branże stają się bardziej nieformalne i nie oczekują już, że zostaną zaproszeni do sali konferencyjnej na prezentację.

„Nawet klienci są zadowoleni ze spotkań w tych bardziej komfortowych przestrzeniach. Pandemia dobitnie pokazała, że stary sposób pracy nie był zbyt przyjazny dla pracowników, a wraz z wchodzeniem na rynek pracy młodszych pokoleń, firmy wiedzą, że muszą się zmienić, aby przyciągnąć i zatrzymać talenty, a także zdobywać klientów. Nawet wcześniej niechętne temu firmy widzą dziś, że elastyczny czas pracy jest czymś co zagości na stałe, dlatego słuchają swoich pracowników i przyjmują bardziej holistyczne podejście, co z kolei wpływa na ich decyzję o przebudowie biur w bardziej przyjazną i dynamiczną przestrzeń".

Najwyższej klasy technologia sprawi, że spotkania będą łatwe - zainwestuj już teraz

Technologia będzie odgrywać integralną rolę w sposobie, w jaki organizujemy spotkania, nawet po powrocie do biura. Nie wszyscy będą wracać do biur, aby uczestniczyć w spotkaniach, w zależności od swojej roli, dlatego technologia w przestrzeniach konferencyjnych musi ułatwiać wirtualne łączenie się ludzi z różnych miejsc. Stéphanie Bonduelle, dyrektor zarządzający na Wielką Brytanię, spodziewa się, że większy nacisk zostanie położony na jakość akustyki i oświetlenia, a także na izolację akustyczną i ładowanie bezprzewodowe. Chodzi o to, aby wykorzystać istniejące zasoby i zainwestować w technologię o wyższej jakości, aby udoskonalić miejsce pracy i sprawić, że spotkania będą jeszcze lepsze. Na przykład, ekrany pozwalające na obraz naturalnej wielkości mogą sprawiać wrażenie, że kolega z innego biura jest z nami fizycznie w pokoju. Dzięki temu mogą oni pracować zdalnie, ale również mieć rzeczywisty wpływ na przebieg spotkań, podczas gdy jeśli są tylko na ekranie laptopa, łatwo zapomnieć o ich obecności. Pod wieloma względami technologia może faktycznie zwiększyć integracyjność".

Mówiąc o integracji, wprowadzanie lepszych technologii może faktycznie pomóc w zwiększeniu różnorodności i integracji w wielu firmach. Technologia może pozwolić na włączenie osób niepełnosprawnych do grona pracowników, zwłaszcza jeśli dojazd do biura w centrum miasta jest dla nich trudny.

Bonduelle wierzy również, że technologia pomoże utrzymać sterylność i bezpieczeństwo sal konferencyjnych w świecie po pandemii. Zobaczymy, że firmy będą intensywnie inwestować w lepszą wentylację i oczyszczacze powietrza, bezdotykowy dostęp, powierzchnie i materiały łatwiejsze do czyszczenia... możliwości są nieograniczone. Sale konferencyjne z możliwością rezerwacji staną się normą nie tylko po to, by kontrolować liczbę osób przebywających w pomieszczeniu, ale także dlatego, że można w nich wyznaczyć 10-minutowe okienko na sprzątanie, aby osoby uczestniczące w spotkaniu w sali po jego zakończeniu czuły się bezpiecznie. Ekrany dotykowe używane do rezerwacji tych pomieszczeń mogą być dostosowane na wiele sposobów, aby zminimalizować zanieczyszczenie. Na przykład, jeśli można zarezerwować pokój za pomocą wewnętrznej, firmowej aplikacji na urządzeniu osobistym, minimalizuje się ryzyko dla siebie i innych. Alternatywnie, udostępnienie ludziom rysika do wpisywania na ekranie dotykowym tego, co im się podoba, może również ograniczyć rozprzestrzenianie się zarazków.

Kramer idzie o krok dalej w swoim podejściu do technologii i sugeruje, że po raz pierwszy firmy mogą nawet zdecydować się na przeznaczenie pokoju na studio telewizyjne lub social media, mówiąc, że "kiedy proponowaliśmy te pomysły klientom rok temu, nie widzieli takiej potrzeby. Teraz są naprawdę otwarci na przeznaczenie przestrzeni do robienia nagrań". Uważa on, że studio wyposażone w dźwiękoszczelne ściany i wysokiej jakości sprzęt nagrywający mogłoby być przydatne dla niektórych firm w zakresie tworzenia i wewnętrznej dystrybucji własnych materiałów szkoleniowych, a także zwiększyć zaangażowanie pracowników, zwłaszcza tych, którzy nie będą często przychodzić do biura.

To wciągające, oparte na technologii doświadczenie multimedialne doskonale obrazuje nasza współpraca z JLL przy realizacji wielokrotnie nagradzanego biura NXT w centrum Londynu. Biuro jest wyposażone w najnowocześniejszą technologię, która umożliwia odwiedzającym cyfrowe zwiedzanie przestrzeni biurowych, fizyczną manipulację planami za pomocą czujników podczerwieni i wiele innych funkcji. Dzięki zastosowaniu najnowszej technologii, ludzie mogą oglądać na żywo aktualizacje swoich planów i ożywiać koncepcje dzięki oszałamiającym wizualizacjom. To właśnie tego rodzaju technologia będzie wiodła prym w projektowaniu biur, ale można ją wdrożyć na wiele różnych sposobów.

Przyszłe spotkania mogą zawierać takie elementy, jak hologramy i VR, aby zapewnić integracyjne przeżycia, gdzie nikt nie czuje, że nie jest częścią spotkania, nawet jeśli wybiera się na nie z drugiego końca świata.

Skup się na dobrym samopoczuciu - stosuj podejście holistyczne

Pandemia spowodowała rzeczywiste skupienie się na zdrowiu i dobrym samopoczuciu, co jest trendem, który pracodawcy chcą mieć w centrum swoich nowo zaprojektowanych biur. Istnieją jednak również inne czynniki, które sprawiają, że firmy chcą być orędownikami zdrowia i dobrego samopoczucia. Szczęśliwsi pracownicy to bardziej zaangażowani i oddani pracownicy. Kiedy czują, że ich pracodawca wykazuje empatię i autentycznie się o nich troszczy, zachęca ich to do działania. Dlatego elastyczna praca to sytuacja, w której obie strony wygrywają.

Powinno to znaleźć odzwierciedlenie w sposobie organizacji i projektowania biura - nie tylko musi być ono miejscem, do którego ludzie chcą przychodzić, ale także musi być zgodne z ogólnymi celami dotyczącymi zdrowia i dobrego samopoczucia. Biuro musi oferować coś, czego ludzie nie mogą znaleźć nigdzie indziej. Przekształcenie starych sal posiedzeń zarządu, które nie będą już używane, w studia jogi, siłownie, strefy medytacji i inne przestrzenie, które koncentrują się na zdrowiu i dobrym samopoczuciu, zmotywuje pracowników do przyjeżdżania do biura, ponieważ będą oni wiedzieli, że oprócz pracy mogą poświęcić czas na relaks i poprawę innych aspektów swojego życia.

Firmy mogą to osiągnąć na kilka sposobów. Niektóre decydują się na podział większych pomieszczeń na mniejsze, bardziej intymne przestrzenia, które ograniczają liczbę osób wpuszczanych do środka z punktu widzenia zdrowia i bezpieczeństwa. Alternatywnie, niektóre firmy mogą zdecydować się na większe pomieszczenia, aby umożliwić zachowanie dystansu społecznego. Ścianki działowe, takie jak drzwi przesuwne, mogą łatwo podzielić pomieszczenie na pół, aby umożliwić mniejsze spotkania, z możliwością otwarcia na większą przestrzeń w razie potrzeby.

Nie tylko samo pomieszczenie może być rekonfigurowane w zależności od sytuacji - nawet meble mogą być dostosowane do potrzeb elastycznej sali konferencyjnej. Na przykład składane krzesła i stoły z możliwością można łatwo schować, gdy pomieszczenie nie jest używane do spotkań, dzięki czemu powstaje duża, przestronna przestrzeń, którą można wykorzystać do wielu aktywności i imprez integrujących zespół lub poprawiających samopoczucie.