Hoe zullen hybride vergaderingen werken? Drie dingen die u moet weten

De COVID-19 pandemie heeft de manier waarop we werken voorgoed veranderd. De dagen van aanwezigheid en een bureau voor elke werknemer zijn voorbij; collaboratieve, flexibele werkruimtes worden in gebruik genomen om een nieuwe, hybride manier van werken te ondersteunen, waardoor de manier waarop we collega's en klanten ontmoeten verandert. Dus, hoe kunt u ervoor zorgen dat u klaar bent voor de nieuwe manier van vergaderen?

Maak van uw kantoor een bestemming in plaats van een plek waar mensen 'moeten' zijn

De tijd dat mensen naar kantoor moesten komen om meer dan acht uur achter een bureau te zitten ligt al lang achter ons. In plaats daarvan wordt het kantoor een bestemming met een scala aan ruimtes voor zowel welzijn als werk. Belangrijker nog is dat het kantoor vooral bedoeld is om samenwerking en creativiteit te bevorderen.

Niels Kramer, Creative Director voor EMEA, suggereert dat de 'steriele' directiekamers van het verleden daar zullen blijven - in het verleden. In plaats daarvan zullen meer huiselijke, informele pauzeruimtes de belangrijkste ruimte worden waar mensen zullen samenwerken, aangezien een comfortabele omgeving en meubilair creativiteit en sociale omgang kunnen inspireren.

Vóór de pandemie was een van de eerste dingen die klanten zeiden: "Ik heb een x-aantal bureaus nodig. Nu stappen klanten af van bureaus en vragen ze ons om onze ideeën over gezamenlijke vergaderruimtes, die informeel zijn. Mensen gaan niet naar kantoor om individueel werk te doen - ze gaan naar kantoor om andere collega's te ontmoeten om samen aan projecten te werken, om ideeën van elkaar uit te wisselen, en om klanten te ontvangen."

Kramer gelooft nog steeds dat er waarde zit in het hebben van een fysiek kantoor, vooral bij het presenteren van ideeën aan klanten. Hij is echter van mening dat er een algemene trend is weg van formele, strikte klantvergaderingen en ziet dat in het algemeen alle industrieën informeler worden en niet meer verwachten dat ze naar een directiekamer worden geleid voor een presentatie.

Zelfs klanten vergaderen graag in deze comfortabelere ruimtes. De pandemie heeft duidelijk aangetoond dat de oude manier van werken niet erg flexibel was, en nu er jongere generaties op de arbeidsmarkt komen, weten bedrijven dat ze moeten veranderen om talent aan te trekken en te behouden, en om contracten binnen te halen. Zelfs bedrijven die voorheen terughoudend waren, begrijpen dat flexibel werken een blijvertje is, dus luisteren ze naar hun werknemers en kiezen ze voor een meer holistische benadering, die op zijn beurt weer de basis vormt voor hun beslissing om hun kantoren te vernieuwen tot een meer gastvrije en dynamische ruimte.

Dankzij tip-toptechnologie wordt vergaderen een fluitje van een cent - investeer nu

Dankzij tiptoptechnologie wordt vergaderen een fluitje van een cent - investeer nu

Technologie zal een integrale rol spelen in de manier waarop we vergaderen, zelfs als we weer op kantoor zijn. Niet iedereen zal naar kantoor terugkeren om vergaderingen bij te wonen, afhankelijk van zijn of haar functie, dus moet de technologie in vergaderruimtes het mensen gemakkelijker maken om vanuit verschillende locaties virtueel deel te nemen. Stéphanie Bonduelle, Managing Director voor het Verenigd Koninkrijk, verwacht dat er meer aandacht zal zijn voor de kwaliteit van akoestiek en verlichting, maar ook voor geluidsisolatie en draadloos opladen. Het gaat om het hergebruiken van reeds bestaande technologie en het investeren in technologie van hogere kwaliteit om de werkplek te verbeteren en vergaderingen nog beter te maken. Levensgrote schermen kunnen bijvoorbeeld de indruk wekken dat een collega van een ander kantoor fysiek bij je in de ruimte aanwezig is. Zo kan hij of zij op afstand werken, maar ook echt iets te zeggen hebben tijdens vergaderingen, terwijl als hij of zij alleen maar op een laptopscherm zit, het gemakkelijk is om te vergeten dat hij of zij er is. In veel opzichten kan technologie de betrokkenheid juist vergroten.

Over inclusiviteit gesproken: het uitrollen van betere technologie kan voor veel bedrijven daadwerkelijk bijdragen aan diversiteit en inclusie. Technologie kan ervoor zorgen dat ook personeel met een handicap kan worden ingezet, vooral als het voor hen moeilijk is om naar een kantoor in het stadscentrum te komen.

Bonduelle gelooft ook dat technologie zal helpen om vergaderruimtes veilig en steriel te houden in een post-pandemische wereld. We zullen zien dat bedrijven zwaar gaan investeren in betere ventilatie en luchtzuiveraars, aanraakvrije toegang, oppervlakken en materialen die gemakkelijker schoon te maken zijn...de mogelijkheden zijn eindeloos. Reserveerbare vergaderzalen zullen de norm worden, niet alleen om het aantal mensen in de zaal onder controle te houden, maar ook omdat er dan 10 minuten tijd is om schoon te maken, zodat de mensen die daarna een vergadering in de zaal bijwonen zich veilig voelen. De aanraakschermen die worden gebruikt om deze zalen te boeken, kunnen op allerlei manieren worden aangepast om besmetting tot een minimum te beperken. Als je bijvoorbeeld een ruimte kunt boeken via een interne, voor het gehele bedrijf toegankelijke app op je persoonlijke apparaat, beperk je het risico voor jezelf en anderen tot een minimum. Een andere mogelijkheid is om mensen een pen te geven waarmee ze op een touchscreen kunnen intikken wat ze willen, zodat de verspreiding van bacteriën ook wordt beperkt.

Kramer gaat nog een stap verder in zijn benadering van technologie en suggereert dat bedrijven voor het eerst zelfs kunnen besluiten om een ruimte toe te wijzen voor een tv- of social media-studio. Hij zegt dat "toen we deze ideeën een jaar geleden aan klanten voorstelden, zij de noodzaak niet inzagen, maar dat ze na de pandemie echt open stonden voor het toewijzen van een ruimte voor opnames". Hij is van mening dat een studio met geluidsdichte muren en hoogwaardige opnameapparatuur voor bepaalde bedrijven nuttig kan zijn voor het maken en intern verspreiden van hun eigen opleidingsmateriaal en ook de betrokkenheid van hun werknemers kan vergroten, vooral bij degenen die niet vaak naar kantoor komen.

Deze meeslepende, op technologie gebaseerde multimedia-ervaring wordt perfect gedemonstreerd door onze samenwerking met JLL bij de oplevering van het bekroonde NXT-kantoor in het centrum van Londen. Het kantoor is uitgerust met de modernste technologie, waardoor bezoekers digitaal door kantoorruimtes kunnen lopen, plannen fysiek kunnen bewerken via infraroodsensoren, en nog veel meer. Door gebruik te maken van de nieuwste technologie kunnen mensen genieten van live updates van hun plannen en een concept tot leven brengen via verbluffende visualisaties.. Het is dit soort technologie dat het voortouw zal nemen bij het ontwerpen van kantoren, maar het kan op veel andere manieren worden toegepast.

Toekomstige vergaderingen zouden elementen als hologrammen en videogesprekken kunnen omvatten om een inclusieve ervaring te bieden waarbij niemand het gevoel heeft dat hij niet deel uitmaakt van een cruciale vergadering, zelfs niet als hij van de andere kant van de wereld inbelt.

Focus op welzijn - hanteer een totaalaanpak

De pandemie heeft geleid tot een echte focus op gezondheid en welzijn, een trend die werkgevers graag centraal stellen in hun vernieuwde kantoren. Er zijn echter ook andere drijvende krachten achter bedrijven die zich sterk willen maken voor gezondheid en welzijn. Om te beginnen is een gelukkiger werknemer een meer toegewijde en betrokken werknemer. Als medewerkers het gevoel hebben dat hun werkgever empathisch is en oprecht om hen geeft, moedigt dat hen aan. Flexibel werken is dus een win-winsituatie.

Dit moet worden weerspiegeld in de manier waarop het kantoor is opgezet en ontworpen - het moet niet alleen een bestemming zijn waar mensen graag naartoe gaan, maar het moet ook in lijn zijn met de algemene gezondheids- en welzijnsdoelstellingen. Het kantoor moet iets bieden wat mensen elders niet kunnen krijgen. Het ombouwen van oude directiekamers die niet meer worden gebruikt tot yogastudio's, sportscholen, meditatiezones en andere ruimtes die gericht zijn op gezondheid en welzijn, motiveert medewerkers om naar kantoor te komen, omdat ze weten dat ze niet alleen aan het werk zijn, maar ook tijd kunnen vrijmaken om te ontspannen en andere aspecten van hun leven te verbeteren.

Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven dit kunnen bereiken. Sommige zullen ervoor kiezen om grotere ruimten op te delen in kleinere, intiemere ruimten die het aantal toegelaten personen beperken vanuit een gezondheids- en veiligheidsoogpunt. Als alternatief kunnen sommige bedrijven kiezen voor grotere ruimten om sociale afstand te bewaren. Scheidingswanden zoals schuifdeuren kunnen een ruimte gemakkelijk in tweeën delen om kleinere bijeenkomsten mogelijk te maken, met de mogelijkheid om de ruimte weer te vergroten wanneer dat nodig is.

En niet alleen de ruimte zelf kan worden aangepast aan een aantal behoeften - ook het meubilair kan worden beïnvloed om een flexibele vergaderruimte mogelijk te maken. Stapelbare stoelen en inklapbare tafels kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden opgeborgen als de ruimte niet voor een vergadering wordt gebruikt, waardoor een grote, open ruimte ontstaat die kan worden gebruikt voor een aantal teambuilding- of wellnessoefeningen en -evenementen.