Un nuovo report di JLL evidenzia come i datori di lavoro possano progettare l’ufficio fisico per favorire il lavoro flessibile e ibrido
Il lavoro ibrido, un tempo annunciato come la nuova normalità, presenta sfide uniche per le aziende di oggi. Se da un lato molti datori di lavoro considerano la presenza in ufficio fondamentale per la collaborazione faccia a faccia, la produttività e l'innovazione, dall'altro i dipendenti si aspettano sempre più flessibilità su come e dove lavorare.
Il report di JLL sul lavoro ibrido, che raccoglie le risposte di oltre 200 decision maker in ambito di corporate real estate (CRE) e di oltre 20.000 dipendenti, sottolinea il divario tra le preferenze dei datori di lavoro e le aspettative dei dipendenti: Il 39% delle aziende riporta livelli di utilizzo degli uffici inferiori al 40% e il 70% afferma che è inferiore al 60%.
Riprogettare lo spazio dell'ufficio può essere fondamentale per incoraggiare i dipendenti a lavorare dall'ufficio; molti leader CRE intervistati hanno riportato di essere ricorsi a pratiche di progettazione che hanno favorito un migliore utilizzo dello spazio in un contesto di lavoro ibrido.
"Molte aziende stanno cercando di capire come il loro spazio possa coinvolgere meglio la loro forza lavoro ibrida e incoraggiare la produttività e la cultura aziendale", afferma Jose Maria Casanova, Managing Director di Tétris Italia. "La buona notizia è che ci sono aziende lungimiranti che stanno procedendo nella giusta direzione, offrendo spunti preziosi per creare ambienti dell'ufficio che i dipendenti sono entusiasti di utilizzare".
Il report di JLL evidenzia che i datori di lavoro che hanno implementato strategie di lavoro ibride di successo condividono queste caratteristiche degli uffici:
Bilanciare la necessità di spazi di concentrazione e di spazi di socializzazione
L'ufficio fisico è considerato uno spazio fondamentale per il lavoro collaborativo e la socializzazione. Tuttavia, il 58% dei dipendenti intervistati ritiene che l'ufficio sia meno adatto della casa per concentrarsi sul lavoro, con il 28% che afferma che il rumore è un ostacolo importante alla scelta di lavorare dall'ufficio e il 18% che cita la mancanza di spazi per concentrarsi.
"La gestione del suono e la capacità di concentrazione sono due dei principali problemi che influenzano il tempo trascorso in ufficio dai dipendenti", spiega Giovanni Fassi. "Il design può contribuire a creare un migliore comfort acustico grazie a elementi come l'aggiunta di divisori fonoassorbenti, aree silenziose e cabine per riunioni private".
Riconoscere i diversi fattori dell’ufficio che influiscono sulle prestazioni dei dipendenti
Sebbene i due terzi dei datori di lavoro citino il miglioramento della produttività come motivo principale per cui i dipendenti lavorano dall'ufficio, è emersa una disparità tra l'importanza che il personale attribuisce a specifiche caratteristiche dell'ufficio e la loro soddisfazione.
Oltre alla privacy acustica e gli spazi per la concentrazione, sono stati inclusi il comfort termico, un sistema di prenotazione delle scrivanie e la felicità sul luogo di lavoro.
"I dipendenti che lavorano in modalità ibrida apprezzano gli uffici per la collaborazione e il senso di appartenenza che deriva dal lavorare insieme ai colleghi", afferma Jose Maria Casanova. "Tuttavia, poiché può essere difficile pianificare il tempo in ufficio solo per il lavoro collaborativo, è fondamentale che i datori di lavoro prendano nota di ciò che i loro dipendenti considerano prioritario nell'ambiente dell’ufficio per creare spazi di lavoro che incoraggino anche il lavoro individuale".
Monitorare l'utilizzo dello spazio per una progettazione basata sui dati
Mentre il 58% dei datori di lavoro adotta un approccio ibrido e flessibile in cui i dipendenti scelgono i giorni di presenza in ufficio, solo il 36% tiene traccia degli stili di lavoro dei dipendenti, rendendo difficile ottimizzare l'uso dello spazio.
Tecnologie come i dati forniti dai sensori di occupazione, i software di prenotazione delle sale e i login IP possono mettere a disposizione importanti informazioni su come i dipendenti utilizzano gli spazi dell'ufficio, ma poche aziende ne fanno uso. Queste informazioni possono essere utili per determinare il tipo e le dimensioni dello spazio di lavoro che un ufficio deve offrire.
Incoraggiare uno spazio più dinamico e multiuso
Con l'86% dei responsabili CRE che si concentra sulla riduzione dei costi operativi in linea con i modelli di lavoro ibrido, la richiesta di aumentare la presenza in ufficio, unita alla preferenza dei dipendenti per il martedì, mercoledì e giovedì, ha fatto sì che i datori di lavoro potessero trovarsi a corto di scrivanie nei giorni di punta.
Sebbene il 69% delle organizzazioni preveda un mix di posti a sedere condivisi e personali, i dipendenti ibridi affermano di trascorrere più della metà del loro tempo in postazioni di lavoro individuali. Nel frattempo, gli spazi informali e sociali vengono utilizzati meno del 40% del tempo, poiché le persone preferiscono la collaborazione faccia a faccia negli spazi formali.
Le abitudini lavorative dei dipendenti non sono in sintonia con i nuovi spazi che sono stati messi a loro disposizione; quindi, c'è l'opportunità di incoraggiare un uso più dinamico dello spazio attraverso scelte progettuali come arredi e divisori modulari, che possono aiutare a soddisfare la domanda altalenante di postazioni di lavoro individuali e condivise.
Investire nel comfort
Molti datori di lavoro stanno introducendo nuovi strumenti per incoraggiare il lavoro dall'ufficio, e la maggior parte di essi sta implementando o prendendo in considerazione una migliore tecnologia per l'ufficio e dotazioni avanzate.
Nel frattempo, la qualità dell'aria, la qualità della luce e una seduta comoda sono state giudicate da quasi il 90% dei dipendenti come fattori importanti dell'ambiente dell’ufficio.
"Migliorare l'esperienza delle persone significa pensare in modo olistico al benessere dei dipendenti, alle loro prestazioni e alla sostenibilità dello spazio", spiega Jose Maria Casanova. "Scelte progettuali semplici come l'aumento della luce naturale, l'accesso alle finestre, i sistemi di purificazione dell'aria e gli arredi ergonomici contribuiscono a creare un ambiente sano che aumenta le prestazioni".
Dare ai manager la possibilità di formare i dipendenti sull'uso dell'ufficio ibrido
Nelle aziende che hanno implementato modelli di lavoro ibrido efficaci, i manager aiutano i dipendenti a formarsi sulle migliori pratiche da adottare nell’ambiente ibrido e li supportano nell'utilizzo dei nuovi spazi. Valutazioni regolari della soddisfazione dei dipendenti aiutano a valutare l'impatto degli spazi di lavoro e a identificare le opportunità di miglioramento continuo.
"Quando si parla di ambienti di lavoro ibridi, non esiste una soluzione unica per tutti", afferma Jose Maria Casanova. "I datori di lavoro che investono nel comprendere le esigenze e le aspettative dei loro dipendenti sono nella posizione migliore per creare un ufficio che coinvolga la loro forza lavoro, con i vantaggi che questo può portare in termini di produttività, connessione e innovazione".
