Quanto è affollato il tuo ufficio di questi tempi? Per molti, il lavoro ibrido e la presenza altalenante in ufficio hanno trasformato luoghi di lavoro un tempo vivaci in spazi semi-vuoti che possono sembrare città fantasma in certi giorni della settimana.
Sette aziende su dieci dichiarano che viene utilizzato meno del 60% del loro ufficio , con il 39% delle aziende che riporta livelli di utilizzo degli uffici inferiori al 40%.
Gli uffici vuoti possono erodere la cultura aziendale poiché i dipendenti perdono l’opportunità di connettersi tra loro, incluse le interazioni spontanee che aumentano il coinvolgimento. Questo può anche ridurre l'efficienza operativa e gonfiare i costi delle utenze poiché lo spazio inutilizzato continua a richiedere manutenzione e a generare spese.
Tuttavia, ridimensionare semplicemente l'ufficio può influire negativamente sulle prestazioni dei dipendenti se lo spazio non supporta le loro diverse esigenze lavorative quotidiane. Ecco cinque modi per trasformare un ufficio città fantasma in un'oasi che attira i dipendenti:
1.Adattarsi alle nuove esigenze dei dipendenti
Il lavoro ibrido ha cambiato ciò di cui i dipendenti hanno bisogno dall'ufficio.
Per il 63% dei dipendenti, socializzare con i colleghi è una ragione fondamentale per andare in ufficio, mentre il 55% cita la produttività. Nel frattempo, la collaborazione virtuale rappresenta il 23% del loro tempo in ufficio.
Uno spazio di lavoro che si adatta a queste diverse esigenze aiuterà ad attirare i dipendenti in ufficio.
Le soluzioni di arredamento flessibili offrono un modo efficiente in termini di spazio per integrare sia spazi collaborativi che postazioni di lavoro individuali. Gli arredi modulari o le partizioni mobili possono creare spazi adattabili alle esigenze dei dipendenti durante la giornata lavorativa.
Per supportare la collaborazione da remoto, gli spazi per le riunioni potrebbero essere modernizzati con lavagne digitali e strumenti di brainstorming, con cuffie potenziate dalla realtà virtuale e assistenti per le riunioni che utilizzano l’AI per favorire interazioni online più snelle.
2. Approfondire i dati sull'occupazione per pianificare gli spazi
I dati approfonditi su come i dipendenti utilizzano lo spazio di lavoro sono cruciali per apportare le giuste modifiche al fine di ridare energia all'ambiente dell'ufficio.
Usi già i dati dei badge per identificare i momenti di punta di occupazione degli uffici? I sensori di occupazione in tutto l'ufficio dipingeranno un quadro più ricco di come e quando vengono utilizzati i diversi spazi.
Queste informazioni possono evidenziare rapidamente e in modo efficiente come trasformare lo spazio sottoutilizzato in aree che soddisfano le esigenze dei dipendenti. Ad esempio, quattro aziende su dieci stanno incorporando soluzioni facili da installare come pod e cabine semi-chiuse, che aggiungono spazio per il lavoro di concentrazione o riunioni informali.
Per evitare piani o sezioni vuote, gli strumenti che utilizzano l’intelligenza artificiale per la gestione delle strutture possono prevedere l'occupazione futura e regolare l’assegnazione degli spazi di lavoro, raggruppando i dipendenti in modo che le aree in uso sembrino più vivaci.
3. Investire nella creazione di una comunità
Un ufficio progettato strategicamente è solo parte dell'equazione; la semplice presenza di persone può essere una ragione altrettanto convincente per andare in ufficio.
Attività di team building ed eventi sociali possono creare nuove opportunità di interazione e di networking per i dipendenti, aumentando il loro senso di appartenenza e rendendo più stimolante lavorare dall'ufficio.
Investire nella creazione di una comunità è essenziale per rafforzare queste connessioni tra dipendenti. Secondo la ricerca JLL sugli approcci al lavoro ibrido, il 25% delle aziende ha un community manager o un concierge del sito, con un ulteriore 16% che lo sta prendendo in considerazione. Anche i manager possono essere formati per sviluppare un senso di comunità, ad esempio promuovendo la collaborazione durante i periodi in ufficio.
4. Migliorare l'ospitalità dell'ufficio
L'ufficio ora compete con i comfort di casa nell'attirare i dipendenti a lavorare in presenza.
Incorporare elementi di ospitalità per supportare il benessere e le esigenze personali può aumentare l'attrattività dell'ufficio. Servizi come un barista alla reception, aree di intrattenimento o una sala per genitori non solo aiutano i dipendenti a gestire l'equilibrio tra lavoro e vita privata, ma favoriscono anche l'interazione oltre i compiti lavorativi, contribuendo a costruire la comunità.
Un ambiente di lavoro che supporta il benessere dei dipendenti - ad esempio con una palestra, uno spazio all'aperto o opzioni di cibo sano - può anche creare coinvolgimento tra le persone e l'ufficio. Ad esempio, la ricerca di JLL Regenerative Workplace ha scoperto che un terzo dei dipendenti non ha accesso a servizi di salute e benessere - ma quando tali servizi sono disponibili, il 60-70% dei dipendenti li utilizza settimanalmente.
5. Creare spazi più inclusivi
Progettare l'ufficio per supportare i diversi stili di lavoro e le esigenze dei soggetti neurodiversi può migliorare significativamente il coinvolgimento dei dipendenti.
Questo potrebbe comportare la presenza di aree tranquille lontane dal rumore dell'ufficio, insieme a controlli personalizzabili di luce e temperatura, dando ai dipendenti un maggiore controllo sul loro ambiente. La ricerca di JLL evidenzia che il comfort acustico, la capacità di svolgere lavoro di concentrazione e la privacy sonora sono le lacune più critiche nell'esperienza lavorativa odierna.
Spazi di lavoro variegati per il lavoro individuale e la collaborazione - come zone biblioteca e aree per riunioni informali - possono ulteriormente arricchire l'esperienza nel luogo di lavoro. Semplici cambiamenti come aumentare la luce naturale e aggiungere vegetazione possono migliorare il benessere mentale in ufficio. La chiave è comprendere ciò di cui i diversi dipendenti hanno bisogno per dare il meglio di sé.
In un ambiente di lavoro sempre più flessibile e ibrido, questo approccio al design incentrato sull'uomo è essenziale per coinvolgere veramente i dipendenti, trasformando uffici città fantasma in luoghi di lavoro vivi.
