Entre mode de travail hybride et flexible : un nouveau rapport JLL met en évidence comment la conception des bureaux peut être un atout pour dynamiser le travail sur-site.
Le travail hybride, autrefois considéré comme la nouvelle norme, présente des défis uniques pour les entreprises d'aujourd'hui. Alors que de nombreux employeurs considèrent la présence au bureau comme essentielle pour la collaboration en face à face, la productivité et l'innovation, les employés demandent de plus en plus de flexibilité en matière de confort, d’autonomie et de lieu de travail.
Le rapport de JLL sur le travail hybride, basé sur les réponses de plus de 200 décideurs immobiliers à travers le monde et de plus de 20 000 salariés de bureaux de grandes entreprises, met en évidence l'écart entre la volonté des entreprises et les attentes des employés.
39% des entreprises déclarent un taux d'utilisation des bureaux inférieur à 40% et 70% estiment qu'il est inférieur à 60%.
"L’adoption du télétravail a été comme le covid, brutal, et nous avons basculé dans ce nouveau mode de vie dans l’urgence. Avec du recul, on se rend compte que le travail hybride n’est pas une alternance d’activités en présentiel et distanciel mais une autre manière d’appréhender le rythme et les objectifs de nos vies professionnelles : on peut rentrer chez soi pour travailler et venir au bureau pour sortir. » déclare Valéry Guesné, Directeur du Studio Design chez Tétris.
Le réaménagement des espaces de bureau peut jouer un rôle crucial pour encourager les employés à favoriser le travail sur-site. De nombreux décideurs immobiliers déclarent avoir repensé les espaces et les services de bureau pour favoriser une meilleure utilisation de l’espace, dans un modèle de travail hybride.
La bonne nouvelle, c‘est que les collaborateurs considèrent désormais le bureau comme un lieu d’interactions sociales indispensable : les projets d’aménagement ne sont donc plus seulement des moments de réflexions autour des outils de production et l’attribution des m², mais deviennent l’occasion d’un dialogue avec l’employeur sur des notions d’organisation collective, de richesses et de valeurs d’entreprises.
Un bureau n’est pas qu’un lieu de pouvoir et de production, mais aussi un espace d’interactions sociales indispensable pour enrichir son expérience de vie quotidienne et pour s’associer, via son entreprise, à l’effort collectif de lutte contre les inégalités, l’insécurité économique ou encore les bouleversements climatiques…
Le rapport de JLL a révélé que les entreprises gagnantes dans l’orchestration de leur modèle hybride sont parvenues à combiner des éléments clés :
Trouver un équilibre entre les besoins d’espaces de socialisation et de concentration
Le travail sur-site est privilégié en tant qu'espace essentiel pour le travail collaboratif et les échanges sociaux. En revanche, 58% des employés interrogés estiment que le bureau est moins adapté que le domicile pour le travail de concentration : 28 % identifient le confort acoustique comme un obstacle majeur au choix du travail sur-site et 18% soulignent le manque d'espaces de concentration.
"Le parcours sonore et la prise en compte fine de toutes les activités quotidiennes, y compris les besoins en déconnexion et en concentration, sont deux des enjeux majeurs : ils affectent directement le bien-être et la productivité des employés et ont un impact immédiat sur le temps qu’ils passent au bureau", déclare Valéry Guesné, "Un bon concept d’aménagement va satisfaire ces besoins essentiels avec des solutions techniques ou en proposant d’autres manières de vivre et de s’organiser au travail.
Identifier et comprendre les clés d’un environnement de travail qui impacte la performance des employés
Bien que les 2/3 des entreprises citent l'amélioration de la productivité comme un motif essentiel pour inciter le retour au bureau, il existe un écart entre l'importance que les employés accordent à des caractéristiques spécifiques de l’expérience collaborateur au bureau et leur satisfaction.
Outre les enjeux de confidentialité et la mise à disposition d’espaces de concentration, cela inclut le confort thermique, le système de réservation de salles et le bien-être au travail.
" Les employés apprécient de revenir au bureau pour reconnecter avec leur communauté et collaborer ", explique Valéry Guesné "mais, si ces activités sont citées comme les principales raisons de venir au bureau, ce ne sont pas celles qui monopolisent le plus de temps dans la journée : le travail individuel et de concentration représente une importante portion de la journée et il est essentiel que les entreprises aménagent des espaces dédiés au travail individuel".
Mesurer et identifier la façon dont les bureaux sont occupés pour définir un aménagement basé sur de la donnée
Alors que 58% des entreprises adoptent une approche hybride souple où les employés choisissent leurs jours de travail sur-site, seuls 36% mesurent réellement la présence sur-site des salariés, ce qui rend difficile le pilotage et l’optimisation de l’utilisation de l’espace.
Les technologies telles que les capteurs d'occupation, les logiciels de réservation de salles et les connexions IP peuvent fournir des informations importantes sur l'utilisation des espaces de bureau, mais peu d'entreprises en tirent parti.
Ces informations peuvent orienter la typologie et la taille des espaces de travail que des bureaux doivent offrir pour garantir une expérience de travail optimale.
Privilégier les espaces dynamiques et polyvalents
Avec 86% des décideurs immobiliers qui ont pour priorité de réduire leurs coûts d’exploitation en réaction aux modèles de travail hybrides ; l’injonction contradictoire d’encourager le retour au bureau, couplé aux préférences des employés pour les mardis, mercredis et jeudis pour leur venue au bureau ; les entreprises doivent gérer les pics d’affluence sur certains jours chargés, voir faire face à une pénurie de bureaux.
Bien que 69% des aménagements proposent un mélange de postes de travail collaboratifs et individuels pour remédier à cela, les employés en travail hybride affirment passer plus de la moitié de leur temps sur des postes de travail individuels. Parallèlement, les espaces informels et conviviaux sont utilisés moins de 40% du temps car les personnes privilégient la collaboration en face à face, depuis les postes de travail, occasionnant du bruit pour les collègues installés autour.
Les habitudes de travail des employés ne sont pas en phase avec les nouveaux espaces qui leur sont proposés. Cela offre une opportunité d'encourager une utilisation plus dynamique des espaces grâce à des choix de conception tels que des meubles modulaires et des cloisons. Ce sont des solutions qui peuvent aider à répondre à la demande fluctuante de postes de travail individuels et partagés.
Investir dans le confort
De nombreuses entreprises introduisent de nouveaux outils pour encourager le travail sur-site et la grande majorité met en œuvre ou envisage de déployer une meilleure technologie de bureau et des équipements améliorés.
La qualité de l'air, la qualité de la lumière et la mise à disposition de mobiliers confortables sont considérées comme des facteurs importants de l’espace de travail par près de 90% des employés.
"Améliorer l'expérience collaborateur implique de réfléchir, de manière globale, au bien-être des employés, à leurs performances et à la durabilité de l'espace", déclare Valéry Guesné. "Des choix de conception simples, comme augmenter l’accès à la lumière naturelle et à l’air libre, bien dissocier les zones de collaboration et de concentration ou encore adapter l’ergonomie des espaces pour des séquences de travail spécialisées comme le mode projet hybride, contribuent à un environnement sain qui favorise la qualité de vie et donc la qualité du travail ".
Responsabiliser les managers pour accompagner leurs employés au travail hybride
Dans les entreprises qui ont mis en place des modèles de travail hybrides efficaces, les managers aident à former les employés aux meilleures pratiques en mode hybride et les soutiennent pour tirer le meilleur parti des nouveaux espaces.
Des évaluations régulières de la satisfaction des employés permettent de mesurer l'impact de l’environnement de travail et de repérer les opportunités d'amélioration continue.
"Lorsqu'il s'agit d'environnements de travail hybrides, il n'y a pas de solution unique", déclare Valéry Guesné, "Les entreprises qui investissent dans la compréhension des besoins et des attentes de leurs employés sont les mieux préparées pour façonner un modèle de d’environnement de travail adapté à leur organisation et qui engage ses employés en matière de productivité, de collaboration et d’innovation."
